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Confidentialité


Protection de vos renseignements personnels

UKG Inc, composé de Ultimate Software, Kronos, et leurs filiales respectives (collectivement, « UKG », « nous » ou « notre ») s'engagent à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site web (« Visiteurs ») et des personnes qui utilisent les services de UKG (« Utilisateurs » ou « vous ») en tant qu'employé(e) ou candidat(e) de UKG ou de l'un(e) de ses client(e)s.

Portée

Le présent avis sur la protection de la vie privée (« avis ») décrit les pratiques de l'UKG en matière de protection de la vie privée dans le cadre de l'utilisation des sites web, des produits, des services et de toute application associée (« services ») de l'UKG. La politique contient également des informations concernant les choix à votre disposition concernant la collecte ou l'utilisation de vos renseignements personnels (« RP ») et les droits dont vous disposez, y compris la possibilité d'accéder à vos renseignements ou de les mettre à jour.

Que couvre cette politique?

L'Avis s'applique aux IP fournies ou collectées par l'utilisation des services de l'UKG par les client(e)s, les employé(e)s, les demandeurs d'emploi ou les visiteurs du site web. Aux fins du présent Avis, l'IP désigne les informations recueillies par l'UKG, relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.

Quelle est la politique de confidentialité applicable?

La politique clients s'applique lorsque :

  • Vous utilisez une page de connexion client; et
  • Vous êtes un candidat créant un profil ou posant une candidature pour un poste chez notre client.

Cette politique s'applique lorsque :

  • Vous utilisez une page d'accueil portant la marque de UKG; et
  • Vous êtes un(e) candidat(e) créant un profil ou postulant(e) à un poste au sein d'UKG.

Liens vers des sites Web autres qu'Ultimate

Les sites Web d’UKG peuvent contenir des liens vers des sites de tiers dans le but de vous offrir plus de données. Lorsque vous accédez à ces liens, vous quittez le site web d'UKG et êtes redirigé vers un site tiers. UKG n'est pas responsable des sites de tiers. Les pratiques des tiers en matière de protection de la vie privée peuvent différer de celles d'UKG. Nous n’approuvons et ne faisons pas la promotion des sites Web de tiers. Les renseignements personnels que vous choisissez de partager sur les sites Web de tiers ne sont pas couverts par cette politique de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web et de toute entreprise avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Sources de renseignements personnels

Renseignements que nous recueillons :
UKG recueille des RP depuis différentes sources, et notamment :

  • Directement depuis un visiteur sur le site Web, des prospects, clients, candidats ou employés;
  • Directement ou indirectement depuis des visiteurs sur le site Web, des clients, des distributeurs, des prestataires de services ou autres tiers; et
  • De votre utilisation, visite ou activité sur l'un ou l'autre de nos sites Web ou produits.

Veuillez prendre connaissance des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont UKG recueille des RP et la nature des RP recueillis.

Visiteurs du site Web

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
Ultimate recueille des RP concernant un(e) visiteur(se) lorsque celui/celle-ci visite notre site Web et choisit de fournir des RP. Exemple : nous recueillons des renseignements lorsque vous visitez notre site Web et nous contactez via celui-ci, fournissez votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ou d'autres renseignements similaires, comme les renseignements que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez pour un webinaire.

Quels sont les renseignements recueillis?
Les RP collectés concernant un visiteur du site Web incluent :

  • Nom;
  • Société;
  • Poste;
  • Adresse;
  • Numéro de téléphone; et
  • Adresse courriel

Enfant

Nous ne recueillons pas sciemment de RP auprès d'enfants de moins de 13 ans. Si vous êtes âgé(e) de moins de 13 ans, veuillez ne soumettre aucune RP à UKG. Si vous avez des raisons de croire qu'une) enfant de moins de 13 ans a fourni ses RP àUKG, veuillez nous contacter conformément à la section 14 du présent Avis, et nous nous efforcerons de supprimer cette information de nos bases de données.

Candidat(e)s à un poste et employé(e)s UKG

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
UKG collecte des RP sur un(e) candidat(e) à un poste lorsqu'une candidature à un emploi chez UKG est réalisée. En outre, UKG recueille des renseignements concernant les individus qui créent un profil sur le site Web, qu'une candidature soit faite ou non.

Si vous êtes embauché(e) par UKG à la suite de votre candidature, des informations supplémentaires seront recueillies pendant la procédure d'accueil et d'intégration et tout au long de cette relation de travail. Nous pouvons également collecter des renseignements que vous avez volontairement rendus publics et/ou partagés sur des comptes publics, comme des réseaux sociaux par exemple.

Quels sont les renseignements recueillis?
Les RP recueillis concernant un(e) candidat(e) ou employé(e) d'UKG incluent, sans que cette liste soit exhaustive :

  • Identifiants personnels (nom, adresse, âge, date de naissance, numéro de sécurité sociale);
  • Renseignements professionnels ou liés à l'emploi (relevé d'emploi, salaire);
  • Renseingnements sur l'éducation; et
  • Coordonnées personnelles/professionnelles.

Renseignements concernant le client (et renseignements de ses employés et candidats à des postes)

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
Lorsqu'ils utilisent nos produits et services, c'est à nos clients qu'il incombe de déterminer les RP recueillis concernant leurs employés ou candidats à des postes. UKG traite les informations uniquement sur instruction de ses client(e)s et n'a aucun lien direct avec les personnes (employé(e)s et candidat(e)s de nos client(e)s) dont nous traitons les RP.

Les renseignements peuvent être recueillis via notre solution de logiciel-service, par des membres de notre équipe de soutien venant en aide aux client(e)s, ou par des sous-traitants embauchés par UKG pour vous fournir les services . Pour les employé(e)s des client(e)s qui utilisent les terminaux Kronos avec un dispositif biométrique ou de balayage du doigt pour le pointage des employé(e)s, veuillez consulter la section Confidentialité des données biométriques du présent Avis.

Quels sont les renseignements recueillis?
Les RP traitées par UKG pour le compte de ses clients varient, mais comprennent des informations telles que le nom, le nom de la société, l'adresse, l'adresse électronique, les heures et les présences, les horaires et les numéros de sécurité sociale.  Veuillez communiquer avec votre employeur ou la société auprès de laquelle vous avez candidaté pour en savoir plus sur les renseignements collectés dans le cadre de l'utilisation des produits et services d'UKG.

Utilisateurs de l'application mobile

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
UKG recueille des RP concernant un utilisateur de l'application mobile lorsque celui-ci choisit de fournir ces renseignements. Nous recueillons également des renseignements vous concernant via un logiciel d'analyse mobile.

Quels sont les renseignements recueillis?
Notre application mobile peut enregistrer des renseignements concernant votre fréquence d'utilisation de l'application, les événements qui surviennent au sein de l'application, l'utilisation agrégée, des données de performances, votre localisation, le type d'appareil utilisé, et l'endroit à partir duquel l'application a été téléchargée. Nous n'effectuons pas de lien entre les renseignements que nous enregistrons à l'aide du logiciel d'analyse et les RP que vous soumettez au sein de l'application mobile.

Activité du site Web, témoins et autres technologies de suivi

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
UKG recueille des renseignements par l'intermédiaire de logiciels de suivi ainsi que sur votre utilisation ou vos activités sur l'un ou l'autre de nos sites Web à l'aide de témoins et d'autres technologies de suivi.

Quels sont les renseignements recueillis?
Le logiciel de suivi capture automatiquement des informations techniques qui sont stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. Exemple : lorsque vous visitez nos sites Web, nos partenaires et nous-mêmes stockons et accédons à des renseignements non sensibles sur votre dispositif (témoins ou identifiant d'appareil unique, par exemple), et traitons des RP tels que votre adresse IP, le fabricant de l'appareil et le modèle de celui-ci, le type de navigateur utilisé, les pages visitées et le temps passé sur notre site Web.

Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins et autres technologies de suivi, veuillez consulter la section du même nom.

Fonctionnalités et widgets des médias sociaux

Comment recueillons-nous des renseignements personnels?
Nos sites web peuvent inclure des fonctionnalités de médias sociaux, tels que des liens vidéo, des boutons « J'aime » et des widgets tels que des boutons « Partager » ou des mini-programmes interactifs, et peuvent installer un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner. Les fonctionnalités et widgets des médias sociaux peuvent être hébergés par une tierce partie ou directement sur nos sites web. Votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion, et sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent.

Quels sont les renseignements recueillis?
Ces fonctions peuvent recueillir vos RP, comme votre adresse IP et la page du site web que vous visitez.

Utilisation des renseignements personnels

À quelles fins nous utilisons vos renseignements personnels :

UKG utilise les RP à diverses fins, et notamment :

  • Pour communiquer avec vous concernant les produits et/ou services de la société;
  • Pour répondre au(x) besoin(x) pour le(s)quel(s) les renseignements ont été collectés/fournis, y compris vous fournir les services et/ou produits que nous sommes tenus par contrat de vous offrir;
  • Pour améliorer notre site Web, nos produits et nos services, grâce à des tests, des recherches, de l'analyse et du développement de produits;
  • À des fins de sécurité, comme par exemple pour empêcher un accès ou une divulgation non autorisés, pour préserver l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos RP et pour permettre l'utilisation appropriée de vos RP; et
  • Pour nous conformer aux obligations légales applicables.

Veuillez prendre connaissance des sections ci-dessous pour en savoir plus sur notre utilisation de vos RP.

Visiteurs du site Web

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Les RP que vous fournissez lorsque vous utilisez notre site Web seront utilisés conformément à la présente politique de confidentialité. Nous utilisons vos RP pour traiter des requêtes d'informations concernant nos produits et services et pour vous permettre de vous inscrire à des événements que nous parrainons et d'y participer (y compris des webinaires).

Candidat(e)s à un poste et employé(e)s UKG

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous utilisons les RP de nos candidats à l'emploi et employés à des fins légitimes de ressources humaines, comme par exemple :

  • Administration de la paie;
  • Pourvoi des postes ouverts;
  • Maintien de données exactes sur les avantages;
  • Respect des exigences gouvernementales en matière de rapports;
  • Gestion des performances;
  • Accès au réseau de la société;
  • Authentification des individus; et
  • Gestion de la sécurité et la santé.

Renseignements concernant le client (et renseignements concernant leurs employés)

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous utilisons votre IP pour vous fournir les services que l'UKG est contractuellement tenu de vous fournir, pour améliorer ces services ou pour communiquer avec vous au sujet de nos produits ou services. Pour les employé(e)s des client(e)s qui utilisent les terminaux Kronos avec un dispositif biométrique ou de balayage du doigt pour le pointage des employé(e)s, veuillez consulter la section Confidentialité des données biométriques du présent Avis.

Activité du site Web, témoins et autres technologies de suivi

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Afin d'améliorer le contenu et le format de notre site, l'UKG utilise un logiciel de suivi du site web pour saisir automatiquement les informations techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de notre serveur.

UKG et ses partenaires utilisent également des témoins ou autres technologies de suivi afin d'établir les préférences des visiteurs du site Web, d'analyser les tendances, de gérer le site Web, de suivre les déplacements des utilisateurs sur le site Web, et de collecter des informations géographiques concernant notre base d'utilisateurs globale. Pour en savoir plus, merci de vous référer à notre section sur les témoins.

Application mobile

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
UKG utilise un logiciel d'analyse mobile pour mieux comprendre la fonctionnalité de son logiciel mobile sur votre téléphone. Nous n'effectuons pas de lien entre les renseignements que nous enregistrons à l'aide du logiciel d'analyse et les RP que vous soumettez au sein de l'application mobile.

Divulgation de renseignements personnels

Nous ne vendons pas de RP à des tiers. Veuillez prendre connaissance des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous pourrions divulguer vos RP.

Affiliés et filiales

Nous pourrons partager vos RP avec nos affiliés et nos filiales afin de fournir un produit ou un service, ou de réaliser une tâche que vous avez demandée.

Tiers (distributeurs/prestataires de services)

Nous pourrons recruter des tiers (distributeurs et/ou prestataires de services) afin d'offrir un produit ou service (ou de réaliser certaines fonctions, comme améliorer et/ou fournir nos offres de produits et services) ou réaliser une tâche que vous avez demandée.

Nous avons des contrats avec des prestataires tiers (distributeurs et/ou prestataires de services) afin de réaliser certaines fonctions pour vous, et sous notre direction uniquement. Nos tiers sont liés par des accords de confidentialité et n'ont accès à vos RP que dans la mesure nécessaire pour offrir les services en question; ils doivent suivre nos instructions pour traiter vos RP (et pour les objectifs indiqués).

Divulgations additionnelles

UKG pourra divulguer vos RP si la société croit en toute bonne foi que cela est nécessaire pour :

  • Pour se conformer à la loi ou au processus légal;
  • Pour protéger et défendre ses droits et propriétés;
  • Pour se protéger contre une mauvaise utilisation ou une utilisation non autorisée de notre site Web;
  • Pour protéger la sécurité personnelle ou la propriété de ses utilisateurs ou du public (entre autres choses, ceci signifie que si vous fournissez des informations incorrectes ou tentez de vous faire passer pour quelqu'un d'autre, les renseignements vous concernant pourront être divulgués dans le cadre d'une enquête portant sur vos agissements).

Autre que ce qui est indiqué dans cet Avis de confidentialité, nous nous efforcerons ne pas divulguer vos RP à des tiers non identifiés ou non affiliés, et nous ne croiserons pas vos RP avec ceux de tout autre client ou entité.

Transferts de renseignements personnels

Transferts internationaux

UKG se conforme au règlement général de l'UE sur la protection des données concernant le transfert de données personnelles de l'UE vers les États-Unis. Pour les transferts de données personnelles provenant de l'UE vers UKG en vue de leur traitement par UKG dans une juridiction autre que celle de l'UE, de l'EEE ou des pays approuvés par la Commission européenne qui assurent une protection « adéquate » des données, UKG s'engage (a) à assurer au moins le même niveau de protection de la vie privée pour les données personnelles provenant de l'UE que celui exigé aux États-Unis - de l'UE et des États-Unis; ou (b) utiliser la forme des clauses contractuelles types (« SCC ») entre le contrôleur et le transformateur actuellement approuvées. Dans la plupart des cas, UKG utilisera les CSC approuvés par la Commission européenne comme mécanisme juridique pour les transferts transfrontaliers d'IP depuis l'UE.

Confidentialité

UKG respecte le cadre des boucliers de protection entre les États-Unis et l'Union Européenne et entre la Suisse et les États-Unis (Bouclier de protection des données) décrits par l'U.S. Department of Commerce en matière de collecte, d’utilisation et de conservation de renseignements personnels provenant de l’Union européenne, du Royaume-Uni ou de Suisse, le cas échéant. UKG a certifié au ministère du commerce qu'il adhère aux principes de protection de la vie privée en ce qui concerne ces informations. Pour en savoir plus sur le programme de bouclier de protection des données, rendez-vous sur le site Web correspondant.

UKG est responsable du traitement des RP reçus, c'est-à-dire toute opération ou tout ensemble d'opérations réalisées sur les RP, de façon automatique ou non, comme la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou l'altération, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, dissémination ou la mise à disponibilité, l'alignement ou la combinaison, le blocage, l'effacement ou la destruction des RP reçus, et à l'occasion, transférés à un tiers agissant en compte d'agent, dans le respect du cadre de protection des données applicable. UKG respecte les principes du bouclier de protection pour tous les transferts de RP depuis l'Union Européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, y compris les clauses de responsabilité des transferts.

En ce qui concerne les IP reçues ou transférées conformément aux cadres de protection de la vie privée, UKG est soumis aux pouvoirs d'application réglementaire de la Commission fédérale du commerce des États-Unis. Dans certaines situations, UKG peut être tenu de divulguer des IP en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.

Si vous avez une préoccupation non résolue concernant la confidentialité ou l’utilisation de données, que nous n’avons pas traitée d’une manière satisfaisante, veuillez contacter le service tiers de résolution des différends, situé au É.-U. (sans frais) par l’intermédiaire du site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions, décrites plus amplement sur le site Web sur la confidentialité, vous pouvez vous prévaloir d’un arbitrage exécutoire lorsque les autres procédures de résolutions de différends ont été épuisées.

APEC

Les pratiques de confidentialité d'UKG décrites dans cet avis de confidentialité sont conformes au système de règles transfrontalières de protection de la vie privée d'APEC (CBPS). Le système APEC CBPR fournit un cadre aux organisations afin de garantir la protection des renseignements personnels transférés entre les économies APEC participantes. Vous trouverez des renseignements complémentaires sur le cadre de l'APEC ici.

Conflit de termes

En cas de conflit entre les termes de cette politique de confidentialité et le mécanisme de transfert adéquat applicable pour le transfert international de RP depuis l'UE, la Suisse ou le Royaume-Uni vers les États-Unis (Clauses contractuelles standard ou boucliers de protection entre ces pays), les termes utilisés dans le mécanisme de transfert adéquat prévalent.

Conservation des renseignements personnels

UKG ne conservera les RP que pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou comme requis ou autorisé par les lois applicables, (y compris la résolution des litiges) et conformément aux contrats de nos client(e)s.

Témoins et autres technologies de suivi

Que sont les témoins?

Un témoin est une petite quantité de données que notre site Web stocke sur votre ordinateur et qui peut être récupérée plus tard. Le témoin ne peut être lu par aucun autre site. Comme indiqué dans notre section sur l'utilisation de vos RP, nous utilisons des témoins à des fins administratives, et notamment pour enregistrer vos préférences; cela nous permet d'offrir aux visiteurs du site Web une meilleure expérience.

Comment pouvez-vous gérer l'utilisation des témoins?

Centre de confidentialité d'UKG : lorsque vous visitez notre site Web, vous pouvez faire des choix concernant notre utilisation des témoins; pour cela, naviguez vers le bas du site Web et cliquez sur Paramètres des témoins ou sur "En savoir plus" dans la bannière qui apparaît à l'écran. Vous pouvez également consulter la liste de nos partenaires existants et autoriser ou refuser la collecte et l'utilisation de vos RP par ces partenaires.

Gestion des témoins Flash

Pour gérer les témoins Flash, cliquez ici.

Gestion des témoins par l'intermédiaire de votre navigateur

Vous pouvez vérifier notre utilisation des témoins sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web pour vous avertir lorsqu’un témoin est installé. Vous pouvez aussi empêcher l’installation complète d’un témoin. La partie « Aide » de la barre d’outils de la majorité des navigateurs vous indiquera comment configurer votre navigateur pour qu’il refuse l’installation de nouveaux témoins, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsqu’un nouveau témoin est installé et comment supprimer tous les témoins. Veuillez cependant noter que si vous empêchez l’utilisation de témoins sur votre ordinateur, vous pourriez ne pas être en mesure d’accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Témoins publicitaires et d'analyse

Nous travaillons avec des tiers pour la gestion de notre publicité sur d'autres sites. Ces tiers pourront utiliser des témoins ou autres technologies similaires afin de vous proposer des publicités basées sur votre navigation et vos intérêts. Nous utilisons l'analyse Google pour l'analyse de sites en général. Pour en savoir plus sur la façon dont Google se sert des données de sites utilisant ses services, cliquez ici.

Nous avons également mis en place les fonctionnalités d'analyse Google suivantes en matière de publicité pour notre publicité payée :

  • Remarketing avec l'analyse Google;
  • Rapport d'impression de réseau d'affichage Google;
  • Rapport d'analyse de l'intérêt et de la démographie Google; et
  • Les services intégrés qui requièrent l'analyse Google pour recueillir les données à des fins de publicité, incluant la cueillette de données par les témoins et les identifiants publicitaires.

Si vous souhaitez vous désinscrire des fonctions Google Analytics Advertising que nous utilisons, cliquez ici.

Données biométriques

Comme indiqué précédemment, UKG ne collecte ni ne contrôle les données relatives aux employé(e)s des client(e)s. Pour les client(e)s qui utilisent des terminaux Kronos avec un dispositif biométrique ou de balayage du doigt, la collecte des données de balayage du doigt des employé(e)s du client(e) est entreprise et contrôlée par le/la client(e). Nos client(e)s recueillent ces données d'employé(e)s en utilisant les dispositifs de balayage du doigt et les logiciels connexes, et les stockent soit sur le site contrôlé par le/la client(e), soit dans un espace sécurisé (conformément au droit applicable) mis à disposition par Kronos dans un environnement infonuagique à cette fin.

Ces données sont utilisées par le/la client(e) pour la vérification des employé(e)s dans le cadre du pointage de ses employé(e)s. Ces données sont uniquement constituées de modèles créés à partir d'algorithmes mathématiques, et non d'empreintes digitales. Les données de balayage des doigts des employé(e)s des client(e)s, ou les modèles décrits ci-dessus, peuvent figurer parmi les données des employé(e)s des client(e)s collectées ou stockées par les client(e)s de Kronos.

Une copie de la politique de sécurité des données de Kronos applicable à l'espace sécurisé sur lequel les client(e)s peuvent stocker les données des employé(e)s est accessible à l'adresse suivante www.kronos.com/security. Kronos a mis en place des mesures raisonnables pour minimiser son accès aux données de balayage des doigts des employé(e)s de ses client(e)s. Les rares fois où Kronos accède aux données de balayage du doigt d'un(e) employé(e) du/de la client(e) (par exemple pour l'assistance technique), elle le fait sur instruction du/de la client(e) et selon des procédures de traitement strictes, et Kronos détruit définitivement ces données rapidement après que la finalité spécifique de l'accès aux données a été satisfaite. Les client(e)s sont responsables de la destruction des données de balayage du doigt des employés du/de la  client(e) qu'ils collectent, contrôlent, possèdent ou stockent. Toute question concernant les données biométriques des client(e)s ou les données des employés obtenues par balayage du doigt, y compris tout calendrier de conservation ou processus de destruction applicable, doit être adressée à l'employeur concerné.

Droits du sujet des données

UKG prendra des mesures raisonnables pour s'assurer que toutes les RP des employé(e)s d'UKG, des candidat(e)s à un emploi et des visiteurs du site web sont exactes et complètes pour l'utilisation prévue. Comme indiqué précédemment, nous utiliserons uniquement les RP dans le cadre des objectifs dans lesquels ils sont collectés, comme autorisé ou permis par la loi, ou que vous pouvez autoriser ultérieurement.

Conformément à l'ensemble des lois applicables, nous vous donnons la possibilité d'exercer une partie ou l'ensemble des droits suivants à propos de la collecte, l'utilisation et le partage de vos RP :

  • Accès aux RP dont nous disposons à votre sujet;
  • Mise à jour ou correction des RP incorrects ou incomplets à votre sujet;
  • Demande de suppression de vos RP;
  • Opposition ou limitation du traitement de vos RP;
  • Recevez les RP que vous avez précédemment fournie à UKG, dans un format lisible par machine, ce qui vous permet de transférer ces RP à une autre société à votre discrétion;
  • Ne pas être l'objet d'une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris du profilage, ayant des répercussions légales vous concernant ou vous affectant de façon similaire; et
  • Dépôt d'une plainte directement auprès de l'autorité concernée concernant la façon dont nous traitons vos RP.
    • Exercice de vos droits

      Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos RP, et ce afin de protéger votre vie privée et votre sécurité. Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournir les informations demandées pour nous permettre de traiter votre demande de manière adéquate. Nous répondrons à votre requête dans une période de temps raisonnable.

      Visiteurs sur notre site

      Si vous êtes résident de l'Union Européenne, de Suisse ou du Royaume-Uni, et que vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels et/ou demander l'effacement (droit d'oubli) des RP fournis par le passé, veuillez cliquer ici.

      Candidats à un poste et employés d'Ultimate Software

      Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) d'Ultimate Software et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos RP, ou demander l'effacement (droit d'être oublié) des RP fournis précédemment, vous pouvez soumettre votre demande par courrier électronique à l'adresse people_ops@ultimatesoftware.com. Merci d'indiquer le droit que vous exercer dans le courriel. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure les éléments suivants :

      • Votre nom complet et l'adresse courriel associée à votre profil;
      • Votre numéro de téléphone de contact préféré; et
      • Votre date d'embauche, qui peut être trouvée par les employés actuels ou anciens (jusqu'à un an après la cessation d'emploi) dans votre profil, ou sur votre lettre d'offre.  Nous exigeons que votre date d'embauche soit fournie dans le format MM/JJ/AA.

      Si vous avez posé votre candidature pour un emploi chez Ultimate, que vous résidez dans l'Union Européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous demandez l'effacement (droit d'oubli) des RP fournis par le passé, vous pouvez envoyer votre demande par courrile à l'adresse people_ops@ultimatesoftware.com. Merci d'indiquer le droit que vous exercer dans le courriel. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure les éléments suivants :

      • Votre nom complet et l'adresse courriel associée à votre profil;
      • Votre numéro de téléphone de contact préféré; et
      • Le nombre d'offres d'emploi auxquelles vous avez postulé à Ultimate, ainsi que le titre et le code du poste associés à chaque demande d'emploi, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Demandes d'emploi.

      Candidat(e)s à un poste et employé(e)s de Kronos

      Si vous êtes un employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) de Kronos et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, adressez-vous à votre contact des ressources humaines de Kronos pour comprendre, accéder, modifier ou contrôler les RP qui ont été fournis à Kronos dans le contexte de l'emploi.

      Si vous avez déjà fait une demande d'emploi auprès de Kronos (demandeurs d'emploi) et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre recruteur Kronos ou votre contact aux ressources humaines, selon le cas, pour comprendre, accéder, modifier ou contrôler les RP qui ont été fournis à Kronos dans le cadre de la demande d'emploi.

      Candidats à un poste et employés de nos clients

      Lorsqu'il traite des RP pour le compte d'un(e) client(e), UKG n'a aucune relation commerciale directe avec les personnes dont il traite les RP (candidat(e)s ou employé(e)s de nos client(e)s).

      Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) ou un demandeur d'emploi d'un des client(e)s d'UKG, veuillez contacter directement votre employeur/ancien employeur/société auprès de laquelle vous avez postulé pour exercer vos droits relatifs à vos RP. En tant que processeur, UKG ne répond pas aux demandes des candidat(e)s ou des employé(e)s de notre client(e), sauf si celui-ci n'est plus en activité.

      Refus

      UKG peut refuser de répondre à une demande liée aux droits individuels d'un sujet de données conformément à la loi en vigueur. UKG fera le maximum pour vous faire part des décisions prises et des raisons du refus, le cas échéant.

      Règlements de conflits

      Conformément au présent Avis, UKG examinera et tentera de résoudre les plaintes et les litiges concernant l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. UKG accepte en outre de coopérer avec les autorités de protection des données au sein de l'Union Européenne et avec le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence de Suisse, ou les représentants agréés pour les litiges spécifiques aux ressources humaines reçus de l'Union Européenne, du Royaume-Uni et de Suisse.

      Les litiges ou problèmes ne pouvant être résolus de façon satisfaisante pour vous seront traités conformément aux procédures applicables de résolution des litiges via notre prestataire tiers basé aux États-Unis (prestation gratuite) : https://feedback-form.truste.com/watchdog/request..

      Nous vous encourageons fortement à nous faire part de toute plainte que vous pourriez avoir concernant la présente politique de confidentialité et/ou notre activation de cette politique avant de passer à la procédure d'arbitrage décrite plus haut.

Sécurité

Pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données et pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de vos informations personnelles, UKG utilise des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratives pour sauvegarder les informations que nous recueillons.

Afin de protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de vos RP, nous utilisons divers contrôles d'accès physiques et logiques, des pare-feu, des systèmes de détection/prévention des intrusions, un contrôle du réseau et des bases de données, un antivirus et des systèmes de sauvegarde. Nos sessions sont chiffrées lorsque nous recueillons ou transférons des données sensibles par l’entremise de nos sites Web.

Nous limitons l'accès de vos RP et de vos données aux personnes qui ont une raison commerciale précise pour maintenir et traiter ces renseignements. Les employés ayant obtenu l'accès à vos RP sont informés de leurs responsabilités dans le cadre de la protection de la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de ces renseignements, et ont reçu une formation et des instructions à cet effet.

Mise en application et vérification

UKG accèdera périodiquement à ses opérations afin de vérifier le respect de cette politique de confidentialité.

Si nous apprenons que l'un de nos employés ou tiers utilise ou divulgue des RP de façon contraire à cette politique, nous prendrons des mesures raisonnables pour prévenir ou empêcher l'utilisation ou la divulgation. Nous tenons nos employés et tiers responsables du maintien de la confiance que nos clients placent en nous.

Modifications à cet avis de confidentialité

Cet Svis décrit nos politiques actuelles de protection des RP, approuvées le 1 octobre 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou d'amender le présent Avis à tout moment, conformément aux lois applicables. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les plus récentes informations concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet avis, vous pouvez communiquer avec Ultimate à l'adresse privacy@ultimatesoftware.com, à tout moment. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis

Les résidents de l'UE peuvent communiquer avec le responsable de la protection des données externes (DPO) par courriel au DPO@ultimatesoftware.com. La DPO sert aussi de représentant d'Ultimate Software en Europe et peut être trouvé au :

The Ultimate Software Group
À l'attention du responsable de la protection des données (DPO)
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France

Vous pouvez également contacter Kronos à tout moment pour toute question ou préoccupation concernant le présent Avis de confidentialité à l'adresse suivante : privacy@kronos.com. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

Kronos Incorporated
A/S :  Responsable de la protection de la vie privée
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851

Les personnes résidant dans l'UE peuvent contacter notre représentant désigné dans l'Union européenne comme suit :

Kronos Systems Limited
A/S : Service juridique
The Capitol Building
2nd Floor, South Wing
Oldbury, Bracknell
UK RG12 8FZ
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