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Avis de confidentialité du CCPA


Résidents de Californie - Politique de confidentialité pour la Californie

Conformément à la loi sur la protection du consommateur (California Consumer Privacy Act), cet avis de confidentialité (« Avis ») de la Californie s'applique aux personnes résidentes de l'État de la Californie (« Consommateurs ») tel que défini par la loi et accomplit les obligations de UKG Inc., constitué d'Ultimate Software, Kronos et de leurs filiales respectives (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») pour communiquer aux consommateurs un avis de confidentialité spécifique à la Californie. En vigueur le 1 janvier 2020, cette section complète les renseignements contenus dans notre avis de confidentialité existant. En cas de conflit avec toute autre partie de notre avis de confidentialité général, cet avis contrôle en ce qui concerne les obligations d'UKG et un droit du consommateur en vertu de la CCPA.

Renseignements que nous collectons : Nous collectons des renseignements personnels (« RP »), tel que défini en vertu de la CCPA, ce qui inclut les renseignements qui identifient, concernent, décrivent, peuvent raisonnablement être associés ou peuvent raisonnablement être liés directement ou indirectement à un consommateur ou à un ménage particulier.

Veuillez consulter la section ci-dessous pour en savoir plus sur (1) les catégories de RP qu'UKG a collecté sur les consommateurs dans les douze (12) derniers mois, (2) les catégories de sources desquelles les RP ont été recueillis, (3) l'objectif(s) commercial ou professionnel de la collecte et/ou divulgation, et (4) les catégories de tiers avec qui nous partageons les RP.

Catégorie Exemples Catégories de sources Raison(s) Catégories des tiers avec qui nous partageons
Identifiants personnels Nom (pas un pseudo), adresse, identificateur personnel unique, adresse IP, nom de compte, numéro de sécurité sociale ou autres identifiants similaires Catégories de sources 1, 2, 3. Raisons de la collecte 1, 3, 4 Catégories de tiers 1, 2, 3, 4, 5
Catégories de renseignements personnels décrites dans la sous-section (e) de la section 1 798,8 Nom, numéro de sécurité sociale, caractéristiques physiques ou description, numéro de passeport ou d'identification d'état (y compris le permis de conduire), études et antécédents professionnels, renseignements financiers, renseignements médicaux ou autres identifiants similaires Catégories de sources 1, 2, 3. Raisons de la collecte 1, 3, 4 Catégories de tiers 1, 2, 3, 4, 5
Caractéristiques des classifications protégées en vertu de la législation fédérale ou de la Californie Âge, date de naissance, sexe, statut de militaire ou d'ancien combattant, état matrimonial, nationalité, citoyenneté, grossesse et problèmes de santé connexes, renseignements génétiques ou autres identifiants similaires. Catégories de sources 1 Raisons de la collecte 1,4 Catégories de tiers 1, 2, 3, 5
Renseignements commerciaux Enregistrements de biens personnels, produits ou services achetés, obtenus ou envisagés, ou d'autres antécédents ou tendances en matière d'achat ou de consommation Catégories de sources 2 Raisons de la collecte 1,2 Catégories de tiers 1, 2, 4
Renseignements biométriques Comprend (notamment) des images de l'iris, de la rétine, des empreintes digitales, la reconnaissance faciale, de la main, de la paume, des veines et des enregistrements vocaux, desquels un modèle d'identifiant, comme une empreinte faciale ou une empreinte vocale, peut être extrait.

En plus, les schémas ou rythmes de frappe, les schémas ou rythmes de la démarche et les données sur le sommeil, la santé ou l'exercice qui contiennent des renseignements d'identification.
Catégories de sources 1 Raisons de la collecte 1, 2, 3 Catégories de tiers 2, 3, 5
Renseignements sur l'activité sur Internet ou d'autres réseaux électroniques Renseignements comprenant (notamment) l'historique de navigation et de recherche Catégories de sources 3 Raisons de la collecte 2,3 Catégories de tiers 1, 2, 4, 5
Données de géolocalisation Renseignements utilisés pour identifier votre emplacement physique, par exemple, pour vous informer des offres d'emploi, pour l'impôt sur les salaires et pour l'utilisation de nos produits liés au temps. Catégories de sources 1, 3 Raisons de la collecte 1, 3, 4 Catégories de tiers 4
Renseignements audio, électroniques, visuels, thermiques, olfactifs ou autres renseignements similaires Communications par clavardage, vidéoconférence, webémissions, soutien à la clientèle. Catégories de sources 1, 2, 3 Raisons de la collecte 1,2 Catégories de tiers 1, 2, 4, 5
Renseignements professionnels ou liés à l'emploi Antécédents professionnels actuels ou antérieurs, qualifications et compétences, évaluations de performance, renseignements sur la paie, renseignements sur les avantages lisés à l'emploi Catégories de sources 1, 2, 3 Raisons de la collecte 1, 3, 4 Catégories de tiers 1, 2, 3, 4, 5
Conclusions tirées de l'un ou l'autre des renseignements identifiés dans les catégories ci-dessus utilisée pour créer un profil sur un consommateur Profil de consommateur reflétant les préférences, caractéristiques, tendances psychologiques, prédispositions, comportement, attitudes, intelligence, capacités et aptitudes du consommateur Catégories de sources 1 Raisons de la collecte 1, 2, 3 Catégories de tiers 2

Catégories des sources d'où nous collectons des RP :
  1. Directement d'un consommateur, d'un employé, d'un candidat ou d'un prospect, lorsque vous nous fournissez vos RP
    1. Ex : lorsque vous contactez UKG à travers notre site web, courriel, téléphone ou autres moyens similaires
  2. Directement ou indirectement des vendeurs, fournisseurs de service ou autres tiers
    1. Ex. : nos clients (dans la fourniture de services)
    2. Ex : renseignements que le consommateur a volontairement rendus publiques (c.-à-d. pour notre utilisation dans les vérifications d'antécédents)
    3. Ex : renseignements que vous avez partagés sur les plateformes de médias sociaux, en particulier les comptes visibles par le public (c.-à-d. LinkedIn)
  3. De votre utilisation, visite ou activité sur un de nos sites Web
    1. Ex. : directement (par votre soumission de renseignements, pour un webinaire)
    2. Ex : indirectement (par le biais des renseignements divulgués par votre appareil ou votre navigateur, comme l'adresse IP)

Raisons de la collecte :
  1. Pour répondre aux besoins pour lesquels les renseignements ont été recueillis ou fournis
    1. Ex : pour fournir les services ou produits faisant l'objet d'un contrat avec nos clients, sur leurs instructions
    2. Ex : pour vous fournir les renseignements, les produits ou les services que vous nous avez demandés ou qui peuvent vous intéresser
    3. Ex : pour fournir un soutien et un service à la clientèle
    4. Ex : les raisons légitimes comprennent, notamment, des raisons commerciales liées aux ressources humaines, telles que des possibilités d'emploi personnalisées, le traitement de la paie, des raisons fiscales et la fourniture d'avantages sociaux liés à l'emploi
  2. Pour améliorer notre site Web, nos services et nos produits, par le biais de tests, de recherches, d'analyses et de développement de produits
  3. Pour des raisons de sécurité, y compris pour empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos RP et pour uniquement autoriser une utilisation appropriée de vos RP
  4. Pour respecter toutes les obligations légales applicables, notamment, la CCPA

Catégories des tiers avec qui nous partageons vos RP :
  1. Fournisseurs de services
  2. Sociétés affiliées/filiales et entités apparentées
  3. Tiers à qui vous ou vos agents nous autorisent à divulguer vos RP en relation avec les produits ou services que nous vous fournissons
  4. Conseillers externes, tels que les vérificateurs ou les conseillers juridiques externes
  5. Autorités gouvernementales, légales, réglementaires ou autres autorités similaires ou agences gouvernementales locales, sur demande ou si nécessaire

Vos droits : Le CCPA accorde aux personnes divers droits liés à la vie privée (« Droits ») concernant leurs renseignements personnels. Cette section vous fournit des renseignements concernant ces Droits.

Droit à un avis : Au moment de la collecte des RP ou avant, les consommateurs, employés, candidats et autres personnes résidant  dans l'État de la Californie ont droit à un avis qui fournit les catégories des RP collectés sur eux, ainsi que les raisons de cette collecte.

Droit d'accès : Un consommateur a le droit de demander des informations sur notre collecte, divulgation, vente et/ou utilisation de ses RP au cours des douze (12) derniers mois. Un consommateur peut demander qu'UKG divulgue :

  • Les catégories des RP que nous avons collectés sur vous;
  • Catégories de sources desquelles vos RP sont collectés;
  • Les catégories de RP sur vous que nous avons vendus ou divulgués pour une raison commerciale;
  • Catégories de tiers auxquels les RP ont été vendus ou divulgués pour une raison commerciale;
  • La raison commerciale pour collecter ou vendre des RP; et
  • Les RP spécifiques que nous avons collectés sur vous.

Lorsque nous vous fournissons vos renseignements par voie électronique, nous vous envoyons ces renseignements, dans la mesure du possible, d'une manière transférable qui vous permette de les envoyer à une autre entité.

Nous pouvons rejeter votre demande de savoir si nous ne pouvons pas vérifier votre identité (votre demande n'est pas une demande vérifiable de la part d'un consommateur), ou si les renseignements ont déjà été fournis deux fois au cours d'une période de douze (12) mois. Nous pouvons également refuser de vous fournir des renseignements spécifiques que nous avons collectés sur vous si la divulgation crée un risque important, articulable et inacceptable à la sécurité de ces RP, de votre compte avec UKG ou à la sécurité de nos systèmes.

Droit de suppression : Un consommateur a le droit de demander la suppression de tout RP que nous avons recueilli de lui, ou que nous conservons sur lui. À la réception de votre demande vérifiable en tant que consommateur, nous supprimerons (et demanderons à nos prestataires de supprimer) vos RP, sous réserve des exceptions autorisées par la CCPA, et de toute obligation légale que nous avons de conserver ces informations.

Droit de retrait de la vente de vos renseignements personnels : La CCPA fournit au consommateur le droit de retrait de la vente (conformément à la loi) de ses RP. UKG ne vend pas les RP, et ne vous offre donc pas de mécanisme de retrait.

Droit à la non-discrimination : UKG ne discriminera aucun consommateur en réponse à la décision d'exercer l'un des droits à la vie privée qui vous sont accordés en vertu du CCPA.

Faire valoir vos droits - Soumettre une demande d'information ou de suppression : Comme indiqué précédemment, nous pouvons rejeter votre demande si nous ne pouvons pas vérifier votre identité. Veuillez suivre les instructions ci-dessous et fournir les renseignements demandés pour nous permettre de répondre de manière adéquate à votre demande.

Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) d'Ultimate Software résidant dans l'État de la Californie, vous pouvez soumettre votre demande par courriel au people_ops@ultimatesoftware.com. Merci d'indiquer le droit que vous exercer dans le courriel. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure les éléments suivants :

  • Votre nom complet et l'adresse courriel associée à votre profil;
  • Votre numéro de téléphone de contact préféré; et
  • Votre date d'embauche, qui peut être trouvée par les employés actuels ou anciens (jusqu'à un an après la cessation d'emploi) dans votre profil, ou sur votre lettre d'offre.  Nous exigeons que votre date d'embauche soit fournie dans le format MM/JJ/AA.

Si vous avez déjà postulé pour un emploi chez Ultimate Software (demandeurs d'emploi) et résidez dans l'État de la Californie, vous pouvez soumettre votre demande par courriel au people_ops@ultimatesoftware.com. Merci d'indiquer le droit que vous exercer dans le courriel. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure les éléments suivants :

  • Votre nom complet et l'adresse courriel associée à votre profil;
  • Votre numéro de téléphone de contact préféré; et
  • Le nombre d'offres d'emploi auxquelles vous avez postulé à Ultimate, ainsi que le titre et le code du poste associés à chaque demande d'emploi, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Demandes d'emploi.

Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) ou avez déjà postulé pour un emploi chez Kronos et résidez dans l'État de la Californie, veuillez cliquer ici pour exercer vos droits sur vos RP. Vous pouvez aussi soumettre vos demandes en consultant www.kronos.com ou en nous appelant au 833-360-0879.

Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) ou un demandeur d'emploi d'un des client(e)s d'UKG, veuillez contacter directement votre employeur/ancien employeur.

Si vous avez communiqué à UKG des informations via notre site web (à savoir à travers un webinaire ou pour un livre blanc) et résidez dans l'État de la Californie, veuillez cliquer ici.

Agents autorisés : Vous pouvez exercer votre droit de savoir ou de supprimer vos RP, par l'entremise d'un agent autorisé. Une demande d'un agent autorisé en votre nom ne sera acceptée que si l'agent autorisé nous fournit une preuve écrite qu'il est autorisé à agir en votre nom. Nous pouvons également vérifier l'identité de l'agent, avant d'accepter la demande. UKG peut refuser des demandes d'agents autorisés qui ne fournissent pas de preuve de leur statut d'agent autorisé ou de vérification de leur identité​​​​​​​.

Modifications à cet avis

Les pratiques décrites dans cet avis propre à la Californie sont les pratiques actuelles approuvées le 1 octobre 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou d'amender le présent Avis en tout temps. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les plus récentes informations concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet avis, vous pouvez communiquer avec Ultimate à l'adresse privacy@ultimatesoftware.com, à tout moment. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis

Vous pouvez contacter Kronos en tout temps si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet avis au privacy@kronos.com, au www.kronos.com, ou au 833-360-0879. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

Kronos Incorporated
À l'attention du responsable de la protection des données
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851